Die Übergabephase: Nach der Unterschrift.

Unterschrift ist nicht Übergabe

Übernahmen sind kein Randthema: Laut IfM Bonn steht zwischen 2026 und 2030 in rund 186.000 Familienunternehmen die Übergabe an. Jede davon hat zwei Termine, die man leicht verwechselt.

• Die Unterschrift. Kaufst du einen Betrieb – also Inventar, Kundenstamm, Verträge, Namen –, unterschreibt ihr meist ohne Notar am Tisch. Den Notar braucht ihr vor allem, wenn du Anteile an einer GmbH kaufst (§ 15 GmbHG) oder eine Immobilie mitverkauft wird (§ 311b BGB).
• Der Übergabetag. Im Vertrag steht ein Stichtag, an dem der Betrieb auf dich übergeht. Ab dann trägst du Risiko und Verantwortung – und ab dann läuft alles, was in der Checkliste steht.

Zwischen beiden liegen oft Wochen, manchmal Monate. Genau diese Zeit brauchst du: für die Unterrichtung des Teams, für Anmeldungen und für die Zustimmung von Vermieter und Vertragspartnern. Und sie ist der Grund, warum die Übergabe über den Erfolg entscheidet. Du hast nicht nur Maschinen und einen Kundenstamm gekauft, sondern ein Geflecht aus Beziehungen, das auf eine andere Person eingestellt ist.

Die vier Phasen – und wie lange sie dauern

Die vierte Phase fehlt am ehesten – nicht aus böser Absicht, sondern weil niemand sie vereinbart hat. „Der Verkäufer steht noch eine Weile zur Verfügung“ ist keine Vereinbarung, sondern eine Hoffnung.

Wie lange dauert das?

Eine Faustformel nennen wir bewusst nicht – rechne mit einigen Monaten. Wie viele es werden, hängt an vier Dingen:

• Inhaberabhängigkeit. Hängen die Kunden an einer Person oder am Betrieb? Das ist der größte Hebel.
• Dokumentation. Was in Unterlagen steht, übergibt sich fast von selbst. Was nur in einem Kopf steckt, nicht.
• Deine Branchenerfahrung. Wer das Handwerk kennt, braucht nur die Einarbeitung in diesen Betrieb.
• Das Team. Ein eingespieltes Team, das bleibt, trägt die Übergabe mit.

Die Rolle des Verkäufers – und ihr Ende

Der heikelste Teil der Übergabe ist selten ein juristischer. Für dich ist es ein Kauf, für den Verkäufer oft der Abschied von etwas, das er über Jahrzehnte aufgebaut hat. Daraus entstehen zwei Muster:

• Er kann nicht loslassen. Er kommt „nur mal kurz vorbei“, das Team fragt weiter ihn, Kunden verlangen ihn am Telefon. Solange das so ist, bist du nicht der Chef, sondern der Nachfolger, auf den man wartet.
• Er ist am Tag nach dem Geld verschwunden. Seltener, aber genauso teuer: Das Wissen ist weg, bevor es übergeben wurde. Ein Teil des Kaufpreises, der erst später fällig wird – etwa ein Verkäuferdarlehen oder eine erfolgsabhängige Zahlung –, bindet ihn an den Erfolg. Mehr dazu im Ratgeber Unternehmensbewertung.

Beides verhinderst du mit derselben Maßnahme: Schreibt die Übergangszeit auf, bevor sie beginnt – im Kaufvertrag oder in einem eigenen Beratervertrag daneben. Konkret heißt das:

Zum Wettbewerbsverbot: Es schützt, wofür du bezahlst – die Kunden und das Wissen. Beim Unternehmenskauf gelten zwei Jahre als unbedenklich, bis zu drei Jahre, wenn auch Know-how übergeht; so sieht es die EU-Kommission, und deutsche Gerichte urteilen ähnlich. Was länger dauert, weiter reicht oder mehr Tätigkeiten erfasst als nötig, kann unwirksam sein.

Wer wann mit Team und Kunden spricht, wie lange der Verkäufer dich einarbeitet und was am Übergabetag umgestellt wird – daraus machen wir mit dir einen Übergabeplan: Einen Betrieb übernehmen →

Das Team: Was § 613a BGB vorschreibt

Kaufst du einen Betrieb oder einen Betriebsteil, regelt § 613a BGB den Übergang der Mitarbeiter – zwingend, ohne Spielraum. Kaufst du dagegen Anteile an einer GmbH, bleibt die GmbH Arbeitgeber, und die Vorschrift greift nicht. Beim Kauf eines Betriebs musst du vier Punkte kennen:

• Alle gehen mit über. Du trittst in die bestehenden Arbeitsverhältnisse ein, mit allen Rechten und Pflichten (Abs. 1). Was in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt war, darf ein Jahr lang nicht zum Nachteil der Beschäftigten geändert werden.
• Unterrichtung vor dem Übergang, in Textform. Du oder der Verkäufer informiert alle Betroffenen über Zeitpunkt, Grund, die rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Folgen und die geplanten Maßnahmen (Abs. 5). Textform heißt: Eine E-Mail genügt der Form, der Inhalt muss trotzdem vollständig sein.
• Widerspruch binnen eines Monats. Jeder kann dem Übergang innerhalb eines Monats nach Zugang der Unterrichtung schriftlich widersprechen, also mit Unterschrift – gegenüber dem Verkäufer oder dir (Abs. 6).
• Der Verkäufer haftet befristet mit. Für Ansprüche aus der Zeit vor dem Übergang, die binnen eines Jahres fällig werden, haftet er neben dir (Abs. 2). Wird etwas erst nach dem Übergang fällig, haftet er nur für den Teil, der bis dahin abgelaufen war: Beim Weihnachtsgeld im Dezember und einem Übergang am 1. Juli ist das die Hälfte. Schulden tust du den ganzen Betrag – der Verkäufer haftet für die Hälfte daneben.

Dazu kommt das Kündigungsverbot: Eine Kündigung wegen des Übergangs ist unwirksam, egal ob der Verkäufer oder du sie aussprichst (Abs. 4). Kündigungen aus anderen Gründen bleiben möglich – aber „ich habe den Betrieb gekauft“ ist kein anderer Grund.

Wann und wie du es dem Team sagst: Das Team soll es von euch erfahren, nicht aus der Gerüchteküche. Bewährt hat sich die Reihenfolge Unterrichtung, dann eine gemeinsame Teamrunde mit dem Verkäufer, dann Einzelgespräche mit den Leuten, auf die es besonders ankommt. Wer in einer Schlüsselrolle ist, kennst du idealerweise schon aus der Prüfung vor dem Kauf.

Kunden und Lieferanten

Eine Pflicht, Kunden zu informieren, gibt es nicht. Drei Dinge berühren sie trotzdem:

• Kundendaten. Beim Kauf eines Betriebs darfst du die Kundendatei nicht einfach mitnehmen. Die Datenschutzbehörden verlangen je nach Kundengruppe eine Information mit Widerspruchsfrist oder eine Einwilligung – und haben die Regeln 2024 eher verschärft. Klärt das vor dem Übergabetag mit einer Datenschutzberatung oder eurem Anwalt.
• Laufende Verträge. Kundenverträge, Mietvertrag, Leasing und Wartung gehen beim Kauf eines Betriebs nur über, wenn die andere Seite zustimmt. Kaufst du GmbH-Anteile, laufen sie weiter – außer eine Klausel erlaubt bei einem Inhaberwechsel die Kündigung. Das gehört vor dem Kauf geprüft.
• Der alte Name. Führst du den Betrieb unter seinem Namen weiter, kannst du für alte Schulden haften (§ 25 HGB). Das lässt sich ausschließen – aber nur, wenn es unverzüglich ins Handelsregister kommt oder den Gläubigern mitgeteilt wird.

Die wichtigsten Kunden übergebt ihr persönlich und gemeinsam: Der Verkäufer stellt dich vor, und ein Teil seines Vertrauens geht auf dich über. Betone dabei, was bleibt, nicht, was du ändern willst. Kunden wollen zuerst wissen, dass alles weiterläuft.

Lieferanten fragst du früh, ob ihre Konditionen auch für dich gelten – sie sind oft persönlich gewachsen und stehen nicht immer im Vertrag. Rechne außerdem damit, dass sie dich prüfen wie einen neuen Kunden: Anfangs kann Vorkasse fällig werden. Plane dafür Liquidität für die ersten Monate ein.

Der Übergabetag – zum Abhaken

Am Übergabetag wechselt der Betrieb auf dich. Vieles musst du vorher anstoßen, weil es an deiner Person hängt:

• Handwerksrolle. Ein zulassungspflichtiges Handwerk führst du nur mit Meisterbrief oder mit einem Betriebsleiter, der die Voraussetzungen erfüllt (§ 7 HwO).
• Erlaubnisse. Was an der Person des Verkäufers hängt, geht nicht mit: Makler- und Vermittlererlaubnisse (§§ 34c, 34d GewO) beantragst du neu, die Übertragung einer Taxi- oder Mietwagengenehmigung muss die Behörde genehmigen (§ 2 PBefG).
• Versicherungen. Sach- und Betriebshaftpflichtversicherung gehen beim Kauf eines Betriebs auf dich über (§§ 95, 102 VVG). Der Versicherer muss es unverzüglich erfahren; danach können beide Seiten binnen eines Monats kündigen (§§ 96, 97 VVG) – ein guter Anlass, die Deckung zu prüfen.
• Finanzamt. Deine Anmeldung startet auch die Frist, in der du für bestimmte Steuern des Verkäufers haften kannst (§ 75 AO). Was das für dich heißt, klärst du mit dem Steuerberater.

Deine ersten 100 Tage

Der Betrieb läuft seit Jahren. Änderungen, die am dritten Tag kommen, wirken nicht souverän, sondern unsicher. Die ersten Wochen gehören dem Zuhören – und einer Frage, die am Übergabetag beantwortet sein muss: Wer entscheidet ab jetzt? Nicht wer mitredet, sondern wer entscheidet.

Die häufigsten Fehler in der Übergabe

1. Kein Ende vereinbart. Eine Einarbeitung ohne Enddatum endet nicht – sie franst aus, und mit ihr deine Autorität.
2. Unterschrift und Übergabetag auf denselben Tag gelegt. Dann fehlt die Zeit für Unterrichtung, Anmeldungen und Zustimmungen.
3. Die Unterrichtung nebenbei erledigt. Sie ist formgebunden, inhaltlich vorgegeben und startet die Widerspruchsfrist. Nichts, was man mal eben tippt.
4. Das Team zu spät informiert. Gerüchte gewinnen jedes Rennen gegen die offizielle Nachricht.
5. Die wichtigsten Kunden nicht persönlich übergeben. Wer den Umsatz trägt, bekommt kein Rundschreiben.
6. Die Kundendatei einfach übernommen. Ohne Information oder Einwilligung ist das ein Datenschutzverstoß.
7. Zu früh zu viel verändert. Erst verstehen, warum es so läuft, wie es läuft.

Häufige Fragen zur Übergabephase