Café eröffnen: Kosten, Erlaubnis und Finanzplan.

Ohne Alkohol keine Gaststättenerlaubnis

In NRW gilt das Gaststättengesetz des Bundes. Eine Erlaubnis brauchst du nur, wenn du Alkohol ausschenkst. Wer alkoholfreie Getränke und zubereitete Speisen anbietet, ist erlaubnisfrei (§ 2 Abs. 2 GastG). Die Stadt Bochum schreibt es klar: Erlaubnispflichtig ist das Gaststättengewerbe „nur dann, wenn alkoholische Getränke verabreicht werden“. Ein Café mit Kaffee, Kuchen und Frühstück braucht also keine „Konzession“.

Mit Sekt zum Frühstück wird es ein anderes Verfahren: Gaststättenerlaubnis beim Ordnungsamt (je nach Stadt 100 bis 3.500 €), Unterrichtung bei der IHK und eine gültige Baugenehmigung. Mehr dazu im Ratgeber Restaurant eröffnen.

Rechner: Was bleibt im Monat?

Stell deine Gäste am Tag und den Bon ein – mit dem Regler oder per Tipp auf die Zahl. Der Rest ist mit unserem Beispielplan vorbelegt und steht unter „Feinheiten“.

Unter 42 Gästen am Tag rutscht der Monat ins Minus. Die Tilgung fehlt in dieser Rechnung: In unserem Beispielplan kommen ab dem dritten Jahr rund 781 € im Monat dazu. Die zahlst du aus dem, was nach deiner Entnahme übrig bleibt.

Was ein Café kostet

Die Zahlen stammen aus unserem Beispielplan: Café mit eigener Backstube, 75 m², 30 Plätze innen und 12 auf der Terrasse, Geräte und Umbau nach Angeboten. Ohne Backstube oder mit gebrauchten Geräten wird es deutlich günstiger.

Laufend kostet das Café im ersten Jahr rund 8.300 € im Monat ohne Ware: Personal 3.880 €, Raum mit Energie 1.940 € (Kaltmiete 1.200 €), dazu Steuerberater, Versicherungen, Reinigung, Zinsen und 823 € Abschreibung. Die Ware macht rund 29 % vom Netto-Umsatz aus. Die Gebühren der Ämter sind dagegen klein: 26 € für die Gewerbeanmeldung in Bochum und Dortmund, 25 € je Belehrung, 6,12 € Rundfunkbeitrag im Monat.

Ausstattung und Räume

Siebträger, Mühlen und Kühlvitrine sind der größte Posten im Plan. Hol dafür schriftliche Angebote – die Bank fragt danach. Registrierung, Belehrung, Eigenkontrollen und Allergenliste stehen in der Checkliste weiter unten.

• Räume: Das Lokal braucht eine Baugenehmigung für Gastronomie. War es vorher ein Laden oder ein Büro, ist eine Nutzungsänderung beim Bauordnungsamt nötig – laut Stadt Bochum auch dann, wenn du nichts umbaust. Einreichen darf das nur ein Architekt oder bauvorlageberechtigter Ingenieur. Frag vor dem Mietvertrag, ob es eine Genehmigung gibt, für wie viele Plätze und mit welchen Toiletten.

Kuchen selbst backen: Was sagt die Handwerkskammer?

Konditor ist ein zulassungspflichtiges Handwerk (Anlage A Nr. 31 der Handwerksordnung). Backen darfst du trotzdem: Die Handwerkskammer Dortmund zählt das „Backen von Kuchen und Torten im Rahmen eines Cafés (ohne ‚Außer-Haus-Verkauf‘)“ zu den Hilfsbetrieben. Dafür brauchst du keinen Eintrag in die Handwerksrolle.

• Kuchen zum Mitnehmen und Torten auf Bestellung können daraus einen handwerklichen Nebenbetrieb machen (§ 3 Abs. 1 HwO). Der bleibt frei, solange er „unerheblich“ ist: wenn die Arbeit dafür im Jahr nicht mehr Zeit braucht als ein Vollzeitbetrieb dieses Handwerks ohne Hilfskräfte (§ 3 Abs. 2 HwO).
• Liegt der Schwerpunkt beim Konditorhandwerk, ist die Eintragung nötig, schreibt die Kammer. Dann brauchst du einen Meister – oder eine Ausübungsberechtigung: Gesellenprüfung und sechs Jahre im Beruf, davon vier in leitender Stellung (§ 7b HwO).
• Mit Eintrag wirst du rentenversicherungspflichtig, wenn du die Voraussetzungen selbst erfüllst (§ 2 Satz 1 Nr. 8 SGB VI). Unser Beispielplan rechnet für diesen Fall mit rund 2.600 € mehr im Jahr.

Tische vor der Tür: die Terrasse

Tische auf dem Gehweg sind eine Sondernutzung: Du brauchst eine Erlaubnis der Stadt und zahlst eine Gebühr.

• Bochum: Antrag spätestens 14 Tage vorher, Gebühr nach Fläche und Dauer plus 15 % Verwaltungsgebühr (mindestens 5,50 €).
• Dortmund: 0,08 bis 0,18 € je m² und Tag, je nach Lage (Satzung seit 01.01.2024). 20 m² zu 0,13 € kosten von April bis September rund 476 €.

Plan die Terrasse vorsichtig ein. In unserem Beispielplan bringt sie im zweiten Jahr knapp 4 % vom Umsatz – das Café trägt sich auch ohne sie.

7 % auf Kuchen, 19 % auf Kaffee

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Café der ermäßigte Satz von 7 % – unbefristet (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Getränke bleiben bei 19 %.

• Beispiel, gerundet: Ein Stück Kuchen für 3,90 € bringt dir bei 7 % netto 3,64 €, bei 19 % nur 3,28 €. Das sind 36 Cent mehr je Stück.
• Zum Mitnehmen: Kuchen 7 %. Getränke grundsätzlich 19 %, Milchmischgetränke mit mindestens 75 % Milch aber 7 %.
• Frühstück mit Kaffee: Den Preis teilst du nach den Einzelpreisen auf. Nur bei Pauschalangeboten wie einem Buffet darfst du vereinfacht 30 % den Getränken zuordnen (Bundesfinanzministerium). Das Wie klärst du mit deinem Steuerberater.

Kasse: Eine elektronische Kasse braucht eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE), du gibst Belege aus und meldest sie binnen eines Monats beim Finanzamt (§ 146a AO). Eine Registrierkassenpflicht ab 100.000 € Jahresumsatz hat die Bundesregierung am 23.09.2026 beschlossen (nicht bei höchstens 12.000 € Barumsatz, digitale Belege ab 2028); der Bundestag muss noch zustimmen.

Personal: Teilzeit, Minijob, Mindestlohn

Unser Beispielplan rechnet mit der Gründerin (rund 50 Stunden die Woche), einer Teilzeitkraft mit 30 Stunden und zwei Minijobs am Wochenende. Das kostet mit Arbeitgeberanteilen rund 3.880 € im Monat.

• Mindestlohn und Minijob: 13,90 € je Stunde und 603 € Minijob-Grenze in 2026, 14,60 € und 633 € ab 1. Januar 2027. Im Beispielplan sind es 570 € für 39 Stunden.
• Pflichten in der Gastronomie: Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsbeginn, Ausweis bei der Arbeit dabei. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit schreibst du bis zum siebten Tag auf und hebst das zwei Jahre auf (§ 17 MiLoG).

Anmeldungen: die Checkliste

Die Reihenfolge zählt: Erst prüfst du das Lokal, dann unterschreibst du. Die Gebühren in Klammern gelten für Bochum und Dortmund.

Unser Beispielplan: Café mit Bankkredit

Textteil und Planrechnung für die Bank – erfunden, aber in sich richtig gerechnet:

Beispiel-Businessplan 7 · Bankkredit

Café mit eigener Konditorei

Kuchen, Frühstück, Siebträger · 30 + 12 Plätze · Teilzeit + 2 Minijobs · Café Albers, Witten (erfunden; Recht, Steuersätze und Förderbedingungen echt, Stand 10/2026)

Start

März 2027

Kapitalbedarf

90.000 €, davon 75.000 € KfW-StartGeld

Gewinn Jahr 1 → 3

34.652 → 49.526 €

Trägt sich

ab Jahr 1 (Kapitaldienst gedeckt)

Hier lernst du: Kredit für den Start, Tilgung ab Jahr 3 und was 15 % weniger Gäste kosten

PDF lesen (37 S., 0,7 MB)

Word und Excel mit allen Formeln – kostenlos per Mail

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Ist unterwegs.

Die Mail mit Word und Excel ist in ein paar Minuten in deinem Postfach. Nichts angekommen? Schau kurz in den Spam-Ordner.

Was du daraus lernst:

• Der Kredit ist auf den Start bemessen, nicht auf das Jahr. Vor der Eröffnung fließt das meiste Geld ab – im Beispiel liegen kurz vor dem Start nur noch 5.321 € auf dem Konto.
• Die Bank rechnet mit der vollen Rate. Im dritten Jahr kommt die Tilgung dazu: 13.581 € Zins und Tilgung im Jahr, nach Entnahme und Gewerbesteuer 1,2-fach gedeckt – genug, aber nicht üppig. Wie Banken das rechnen, steht im Ratgeber Kapitaldienstfähigkeit.
• Wenige Gäste weniger machen viel aus. Kommen 15 % weniger Gäste, fällt der Gewinn im ersten Jahr von 34.652 € auf rund 14.700 €. Deshalb steht im Plan, was dann passiert: Minijob-Stunden kürzen, Öffnungszeiten anpassen.
• Wenig Eigenkapital braucht gute Sicherheiten. 15.000 € von 90.000 € sind 16,7 %. Der Plan bietet dafür Geräte und eine Risikolebensversicherung als Sicherheit an.

Was Bank und Agentur hier fragen

Diese Rückfragen kommen bei Cafés fast immer. Steht die Antwort schon im Plan, sparst du dir eine zweite Runde.

Businessplan, Finanzplan und Kapitaldienst für dein Café – auf Wunsch mit uns im Bankgespräch: Gründen mit Bankkredit →

Typische Fehler beim Café

• Mietvertrag oder Aufträge unterschrieben, bevor der Kredit beantragt ist. Das kann als Beginn des Vorhabens gelten – dann gibt es kein StartGeld mehr. Unser Beispielplan wartet sogar die Zusage ab.
• Kein Puffer für den Anlauf. Anfangs kommen weniger Gäste, und die Vorsteuer streckst du vor.
• Die Tilgung vergessen. Nach den tilgungsfreien Jahren steigt die Rate deutlich.

Förderung und Finanzierung

Ein Café mit Backstube finanzierst du meist über die Bank: Unser Beispiel nimmt 75.000 € KfW-StartGeld über die Hausbank, 10 Jahre Laufzeit, die ersten 2 Jahre ohne Tilgung. Banken sehen gern 15 bis 25 % eigenes Geld, möglichst um 20 %. Mit Arbeitslosengeld oder Grundsicherungsgeld kommen Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld dazu, für kleinere Summen das NRW.Mikrodarlehen – alles beantragt, bevor du unterschreibst. Die Wege im Überblick stehen im Ratgeber Gastronomie gründen, die Einzelheiten unter KfW-Gründerkredit und Eigenkapital.

Häufige Fragen zum Café